Chào mừng bạn đến với hướng dẫn tự động hóa quy trình onboarding cho nhân viên mới bằng n8n — một nền tảng tự động hóa mã nguồn mở, trực quan và mạnh mẽ, giúp đội ngũ IT vận hành hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
Vì Sao Nên Tự Động Hóa Onboarding?
Quy trình onboarding thủ công thường tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Với n8n, bạn có thể tự động hóa mọi bước — từ lúc nhận yêu cầu tạo tài khoản đến khi nhân viên chính thức gia nhập hệ thống nội bộ.
Các Bước Thiết Lập Quy Trình Onboarding với n8n
1. Cài đặt n8n
Bạn có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:
- n8n Desktop App (dành cho thử nghiệm nhanh)
- Docker (dễ triển khai trên server)
- n8n Cloud (không cần cấu hình hạ tầng)
2. Thiết Lập Trigger (Điểm Khởi Đầu)
Trigger là điều kiện để khởi động quy trình. Một số ví dụ:
- Webhook: Nhận yêu cầu từ hệ thống HR nội bộ
- Google Forms: Khi form onboarding được gửi
- Email: Khi có email yêu cầu thêm nhân sự mới
3. Thêm Điều Kiện Xử Lý (Filter Node)
Dùng node IF để lọc và phân luồng xử lý, ví dụ:
- Chỉ tạo tài khoản nếu vai trò là nhân viên chính thức
- Bỏ qua nếu là thực tập sinh
4. Thực Hiện Các Hành Động Tự Động
- Tạo tài khoản Google Workspace
- Gửi thông tin đăng nhập qua email
- Thêm vào Slack, Notion, hoặc các công cụ nội bộ
- Đặt lịch onboarding trong Google Calendar
📌 Ví dụ cụ thể: Khi HR gửi form onboarding chứa email và vai trò nhân viên, hệ thống sẽ tự động:
- Tạo tài khoản Google Workspace
- Thêm nhân viên vào Slack channel của team
- Gửi email chào mừng kèm thông tin truy cập
Kết Luận
Với n8n, bạn có thể:
- Hiểu rõ cách sử dụng trigger và điều kiện lọc
- Tự động hoá luồng công việc từ form, webhook hoặc email
- Tạo quy trình onboarding nhanh chóng, đáng tin cậy
- Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm hàng giờ làm việc cho team IT
Hãy bắt đầu thử nghiệm với quy trình onboarding của công ty bạn ngay hôm nay!
